Konferencijski poziv: Savjeti o pripremi, troškovima, moderiranju

Sadržaj

• Što je konferencijski poziv?
• Kako funkcionira konferencijski poziv?
• Pružatelj konferencijskih poziva
• Različiti modeli cijena za konferencijske pozive
• Što doista košta konferencijski poziv?
• Što vam treba za konferencijski poziv?
• Tipični problemi s konferencijskim pozivima
• Kako se mogu izbjeći pogreške u telekomunikacijama?
• Zadaci i funkcije moderatora
• Kako funkcionira konferencijski poziv s mobitelom?

Konferencijski poziv savršen je alat za jednostavno, brzo i jeftino razgovaranje o profesionalnim pitanjima s više od dvoje ljudi - bilo da se radi o projektima ili prezentacijama. Za to nisu potrebni preveliki tehnički napori. Za moderni "Telco" dovoljan je jednostavan telefon ili mobitel. Međutim, postoji nekoliko važnih pravila za konferencijske pozive na koja biste trebali obratiti pozornost unaprijed. Naši kontrolni popisi pokazuju vam koji ...

Što je konferencijski poziv?

Telefonske konferencije ili takozvani konferencijski pozivi sastanci su na kojima možete samo čuti, ali ne i vidjeti se. Pojam telefonska konferencija - poznat i pod kraticom Telko ili TK - obično se koristi za telefonske pozive s više od dva sudionika. S tri do četiri sudionika, jedan govori o trosmjernoj konferenciji ili četverosmjernoj konferenciji. Sve što nadilazi to što se tiče sudionika, samo je telekomunikacija. Pored toga, razlikuju se u telefonskim konferencijama prema vrsti veze:

• Dial-in postupak
  Sudionici biraju konferenciju neovisno - opremljeni odgovarajućim pristupnim podacima - i moraju se ovjeriti PIN-om.
• Postupak biranja
  Sudionike poziva operater davatelja telekomunikacijskih usluga ili organizator, a konferencija je "dohvaćena". Iako je postupak prikladniji, organizatoru je i skuplji jer snosi i sve naknade za priključenje.

Kako funkcionira konferencijski poziv?

Konferencijski poziv može se brzo uspostaviti i implementirati. U međuvremenu postoje brojni - u nekim slučajevima besplatni - pružatelji usluga telekomunikacija na Internetu (o tome više u sljedećem odjeljku). Veliki preduvjeti ne moraju biti ispunjeni.

Suvremeni telefonski sustav nije potreban. Jednostavan telefon ili mobitel je sve što je potrebno za tele sastanak. Dakle, ako želite započeti konferencijski poziv s tri ili više sudionika, potrebna su vam samo tri jednostavna koraka:

• Registrirajte konferencijski poziv
  Da biste započeli konferencijski poziv, morate registrirati konferencijski poziv kod odabranog davatelja usluga. Ova je registracija obično potrebna samo jednom i obično je već moguća na web mjestu davatelja telekomunikacijskih usluga. Da biste to učinili, obično vam trebaju samo ime i adresa e-pošte (besplatni pružatelji usluga mogu ih komercijalno koristiti) - ili adresa za naplatu (za davatelje usluga telekomunikacija uz plaćanje).
• Komunicirati pristupne podatke
  Obično će vam biti dodijeljena takozvana soba za konferencijske pozive. Svi sudionici mogu kasnije nazvati ovu virtualnu sobu. U tu svrhu soba za konferencijske pozive ima dvodijelni pristupni podatkovni ključ - telefonski broj (broj za biranje) i PIN kod za konferenciju (kod za biranje, PIN za biranje ili PIN za konferenciju). S tim podacima svatko može nazvati bilo gdje sa svog telefona, iPhonea ili drugog pametnog telefona.
• Započnite konferencijski poziv
  Ako svi sudionici imaju broj i PIN, možete započeti. Dogovorite vrijeme, nazovite i započnite konferencijski poziv. Obično treba najmanje dva sudionika da uđu u sobu. Neki pružatelji telekomunikacijskih usluga imaju takozvanog vođu konferencije - uglavnom iz sigurnosnih razloga. Ima vlastiti PIN voditelja konferencije, a zatim je i taj koji omogućava konferencijski poziv svima. Do tada, ostali sudionici često čuju samo glazbu na čekanju.

Pružatelj konferencijskih poziva

Poziv s vašeg kućnog ili uredskog telefona povezuje vas samo s jednom drugom osobom. Stoga za konferencijski poziv s više od dva sudionika morate koristiti određenog davatelja usluga ili softver.

Koji ćete odabrati ovisi s jedne strane o vašim očekivanjima ili zahtjevima davatelja usluge - s druge strane, naravno, o cijeni ponude. Upoznajemo vas s raznim pružateljima usluga s kojima možete održati konferencijski poziv:

• Njemački konferencijski poziv
  Davatelj usluge deutsche-telefonkonferenz.de oglašava se sa „100% besplatnim konferencijskim pozivom“. Dakle, ne morate plaćati nikakve dodatne naknade, morate platiti samo fiksni poziv. Nakon registracije, podatke o pristupu dobit ćete e-poštom i odmah možete započeti. Broj sudionika i trajanje konferencije su neograničeni.
• SmartConference
  Koristite li puno konferencijskih poziva, za redovite sastanke, za sastanke s kupcima ili za rad u timu? Tada možete sklopiti mjesečnu pretplatu za 9,90 kod davatelja usluge SmartConference. Do 5 sudionika može se pridružiti Telku po ovoj fiksnoj cijeni. Za veće grupe postoje skuplje tarife za do 25 sudionika.
• što ima
  Moguće su ne samo kratke poruke, već i telefonske konferencije putem Whatsappa. U aplikaciji možete jednostavno stvoriti grupni poziv i dodati do sedam kontakata. Jednostavno, brzo i besplatno. Idealno za privatne korisnike, ali za neke tvrtke ova varijanta nije dovoljno profesionalna. Uz to, naravno morate biti povezani sa svim sudionicima putem Whatsappa.
• Skype
  Microsoftova usluga Skype također nudi funkciju za grupne pozive. Da biste to učinili, morate dodati željene sudionike u grupu pomoću svojih kontakata ili pretraživanja. Nakon što se kreira, možete započeti grupni poziv. Ako svi sudionici koriste Skype softver, ova vrsta konferencijskog poziva je besplatna.
• Poslovna konferencija Telekoma
  Deutsche Telekom nudi vlastitu uslugu telefonskih konferencija, koja omogućuje jednostavnu telefonsku i internetsku konferenciju. Osim razgovora, dokumenti se također mogu dijeliti ili prikazivati ​​prezentacije. Kada se naplaćuju prema upotrebi, troškovi po osobi su oko 10 centi po minuti. Konferencijski poziv od 30 minuta s 5 sudionika koštao bi oko 15 eura. Ali postoje i paušalni modeli za različiti broj sudionika.
• Meebl
  Meeble oglašava nekoliko točaka: besplatno, bez registracije, bez oglašavanja i bez neželjene pošte. Sve što morate učiniti je unijeti adresu e-pošte i prikazani kôd - soba za konferencijski poziv postavljena je i može se koristiti. Dobit ćete besplatne telefonske brojeve iz Njemačke, Austrije i Švicarske. Ako želite podržati uslugu, dobrovoljno možete odabrati naplativi broj.

Ostali (djelomično naplativi) pružatelji usluga abecednim redoslijedom bez ocjene: Arkadin Anytime, Cofonico, CSNConference, dtmsConference, EasyAudio, EcoTalk, Freetelco, FreeConferenceCall, Konferenz.eu, Globafy, Meetgreen, MeetYoo, MyTelco, Phonesty, PowWowNow, TalkYoo, Telefonkonferenz.de, Telefoneferenz.de, TeleMoneferenz.de, Telefoneferenz.de, Telefone Conference, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Conferenz.de, Telefone Concert VoiceMeeting, Woopla.

Različiti modeli cijena za konferencijske pozive

Unatoč velikom izboru različitih pružatelja usluga, modeli cijena mogu se podijeliti u samo dvije kategorije. Kada odabirete prikladno rješenje, možete birati između ovih (i povezanog pružatelja usluga):

• Naplata na temelju upotrebe
  Ovdje se vrši plaćanje po minuti i po sudioniku. Pružatelji usluga točno mjere koliko je sudionika birano u konferencijski poziv i tijekom kojeg vremena. Pomnoženo s spomenutom tarifom, to rezultira iznosom računa.
• Paušal s pretplatom
  Fiksna cijena koju ćete potrošiti u konferencijskim pozivima onoliko često i koliko god želite. Iznos cijene pretplate temelji se na broju sudionika. Oko 10 eura mjesečno za pozive s do 7 korisnika.

Najbolje je utvrditi koja vam se opcija isplati. Česte telefonske konferencije s dugim trajanjem i mnogi sudionici u prvoj su varijanti znatno skuplji. S druge strane, ako vas rijetko pozivate na telekomunikacije u malim grupama, možda plaćate previše paušalno.

Što doista košta konferencijski poziv?

Mnogi pružatelji usluga oglašavaju da su njihovi konferencijski pozivi besplatni - ako ih pažljivije pregledate, to često nije sasvim točno: ili postoje ograničenja u broju sudionika ili je prvi korak - registracija - besplatan. Čak i ako ne postoje ugovorne obveze ili mjesečni troškovi, za vrijeme razgovora tijekom konferencijskog razgovora obično se naplaćuju minute u minuti.

Koji troškovi nastaju, također ovisi o tome odakle dotični pretplatnici biraju svoj put do mreže. U pravilu svaki sudionik plaća troškove priključka na njemačku fiksnu mrežu. Oni ovise o dotičnom davatelju usluga: Ako imate paušalnu cijenu u njemačkoj fiksnoj mreži, nećete morati plaćati nikakve posebne naknade;

Međutim, mogući su i sudionici iz inozemstva koji nemaju posebne uvjete za njemačku fiksnu mrežu. Ovisno o davatelju usluga, postoji i mogućnost da vođa konferencije preuzme troškove telefonske konferencije za sve. U takvim se slučajevima tada sklapa odgovarajuća pretplata.

Što vam treba za konferencijski poziv?

Prije nego što odaberete pravog davatelja usluga konferencijskog poziva, trebali biste nekoliko formalno razmisliti o samom konferencijskom pozivu. Ovi kriteriji utječu na odabir davatelja usluga, a time i na troškove konferencijskog poziva:

• Broj sudionika: Koliko sudionika sudjeluje u telekomunikacijama?
• Podrijetlo: Da li biraju pozivi iz inozemstva?
• Troškovi: Tko plaća bilo kakvu naknadu za konferencijski poziv?
• Dodatne funkcije: Trebaju li vam usluge poput web kontrole (za paralelne prezentacije) ili funkcije snimanja?

U pravilu su standardizirani konferencijski pozivi i pružatelji usluga dovoljni za do deset sudionika. Ipak, trebali biste obratiti posebnu pozornost na međunarodnost pozivatelja i ograničenje broja sudionika, jer u protivnom to može brzo postati skupo.

Tipični problemi s konferencijskim pozivima

Unatoč jednostavnoj tehnologiji, stvari mogu poći po zlu s konferencijskim pozivom. Uobičajeni problemi uključuju:

• Poteškoće pri biranju
  U konferencijskim pozivima često postoji barem jedna osoba koja ne uspije nazvati - bilo zato što su podaci o pristupu netočni (ili su pogrešno zabilježeni) ili zato što je softver koji se koristi (na primjer sa Skypeom) zastario.
• povezanost
  Nitko tu ništa ne može učiniti, ali smeta kada sudionici opetovano izlijeću iz konferencijskog poziva i moraju ponovno nazvati zbog, na primjer, loše (radio) veze.
• Pozadinska buka
  Ako sudionici slušaju glazbu u pozadini, prozor je otvoren ili su sudionici jednostavno zaboravili pritisnuti tipku za isključivanje zvuka dok razgovaraju s drugom osobom u uredu, to je izuzetno neugodno.
• Govorna disciplina
  Budući da se nitko ne vidi, ne postoji neverbalna komunikacija koja signalizira, na primjer, tko će sljedeći imati riječ. Učinak: Teško je koordinirati tko kada govori. Ili svi istovremeno odgovaraju na pitanje ili niti jedno.

Kako se mogu izbjeći pogreške u telekomunikacijama?

U nastavku vam također pružamo PDF dokument koji možete besplatno preuzeti, koji sadrži mnogo savjeta za pripremu i održavanje telefonskih konferencija. To će izbjeći dosadne nezgode i pridonijeti uspjehu konferencijskog poziva.

Preuzmite kako biste izbjegli pogreške

Zadaci i funkcije moderatora

Kao moderator, morate imati posebnu ulogu tijekom konferencijskog poziva. Donose red za razgovor. Odgovorni ste za sljedeće zadatke:

• otvor
  Pozdravljate sve prisutne. Objašnjavaju zašto se telko odvija i o čemu će biti riječi u daljnjem tečaju.
• predstavljanje sudionika
  Ako se ne radi o redovnom konferencijskom pozivu ili ako postoje novi sudionici, trebali biste sve predstaviti jedni drugima kako biste stvorili ugodnu atmosferu za raspravu.
• koordinacija
  Vaš je glavni zadatak koordinirati pojedinačne govore i voditi raspravu. Najlakše je učiniti dati (i povući) riječ sudionicima.
• vrijeme
  Pripazite na sat kako se vrijeme konferencijskog poziva ne bi premašilo. Obavezno proradite i dnevni red.
• Sažetak
  Moderator zatvara konferencijski poziv. Na kraju biste trebali sažeti rezultate, iznijeti sljedeće korake i naznačiti kada će se održati sljedeći sastanak.

Kako funkcionira konferencijski poziv s mobitelom?

U principu, konferencijski pozivi s mobitelom ili iPhoneom ne funkcioniraju drugačije od ostalih. Iznad svega, morate se pobrinuti da vaš mobitel ima dovoljno vijeka trajanja baterije - dulji pozivi na pametnom telefonu često su izravno gutači energije. Također biste unaprijed trebali osigurati da vaš ugovor o mobilnom telefonu uključuje paušalnu cijenu za fiksnu mrežu. Ovo je jedini način da konferencijski poziv zaista ostane besplatan za vas.

Tijekom konferencijskog poziva s mobitelom Posebno se preporučuju aplikacije poput Whatsapp messenger usluge. I korisnici iPhonea i vlasnici Android pametnog telefona mogu jednako lako bez dodatnih aplikacija, jer njihov mobitel obično već uključuje ovu funkciju. Načelo je identično: Prvo morate nazvati nekoga tko mora prihvatiti vaš poziv kako biste mogli dodati daljnje sudionike putem telefonskog simbola sa znakom plus. Napominjemo: svi sudionici moraju biti pohranjeni na svojim mobilnim telefonima. Uz to, konferencijski poziv je isključen u trenutku kad prekinete vezu.